Menggunakan Penggajian Manual atau Software Payroll?

Setiap bisnis yang memiliki lebih dari satu karyawan haruslah memiliki sistem penggajian. Membayar karyawan secara konsisten dan tanpa penundaan tidak hanya berdampak pada moral mereka, tetapi juga mencerminkan stabilitas keuangan perusahaan. Penggajian adalah proses yang kompleks, memiliki sistem payroll (sistem  penggajian)  yang efisien akan membantu proses penggajian ini buat perusahaan anda.  Tapi pertama-tama, mari kita bahas apa itu proses manajemen penggajian?

Intinya, proses manajemen penggajian mengacu pada administrasi catatan keuangan karyawan yang meliputi gaji, bonus, potongan, dan tunjangan bersih. Catatan-catatan ini harus disimpan oleh pemberi kerja (perusahaan) jika sewaktu-waktu diminta oleh negara, berkaitan dengan PPH 21 dan 26, BPJS.

Di Indonesia, pembayaran gaji umumnya dilakukan setiap akhir bulan untuk karyawan yang memang digaji bulanan, tapi kadang hal ini berlaku juga untuk karyawan harian dengan pembayarannya tetap di akhir bulan. Menetapkan periode penggajian Anda adalah salah satu dasar mengelola sistem penggajian Anda. Mengatur proses penggajian  yang konsisten  bagi karyawan Anda merupakan hal penting. Ini sangat berdampak pada bisnis Anda sebagai hal-hal berikut:

1. Semangat karyawan. 

Penggajian terlambat membuat karyawan mempertanyakan kesehatan keuangan perusahaan anda. Jika mereka merasa pekerjaan mereka tidak stabil dan aman, kinerja mereka akan memburuk, produktivitas menurun dan menurunkan kualitas tenaga kerja perusahaan Anda. Hal lain yang mempengaruhi kinerja karyawan adalah pemberian bonus dan tunjangan lainnya.

2. Perhitungan PPH 21/26

Pemotongan pajak yang dilakukan secara benar dan konsisten meghindari masalah dikemudian  hari seperti denda karena telat melaporkan atau karena salah perhitungan. Karyawan pastinya menginginkan pemotongan dilakukan secara rutin  bulan per bulan dan tepat perhitungannya.

Apapun skala perusahaan anda, kelolalah penggajian anda dengan baik. Kalau perusahaan anda masih kecil dengan hanya beberapa karyawan masih memungkinkan untuk mengelola penggajian ini secara manual. Ada tantangan lain jika proses penggajian dilakukan dengan cara manual, misal : minimnya pengetahuan tentang pajak, tentunya menyulitkan pengusaha muda seperti anda, contoh; besaran pajak dari gaji, komponen apa saja yang perlu dipotong dari pendapatan karyawan. Komponen apa saja yang bisa/tidak dikenakan pajak. Hal ini membuat proses penggajian menjadi lebih menantang. Banyak pengusaha yang memilih untuk menyerahkan proses ini kepada pihak ketiga (outsourcing), karena mempermudah dan memperkecil kemungkinan kesalahan dalam  proses payroll.

Gunakan Software Payroll 

      Setelah membahas apa itu proses manajemen penggajian, penting untuk melihat solusi yang bisa membantu menyederhanakannya. Selain outsourcing, anda bisa memakai software payroll  atau software penggajian  untuk melakukan proses penggajian. Software payroll memastikan pajak, potongan maupun tunjangan dilakukan secara sistematis dan mempermudah proses penggajian perusahaan anda. Data penggajian bulan per bulan akan tercatat rapih di software payroll anda, memudahkan pencarian bila diperlukan. Kelebihan utama lainnya adalah mempermudah perhitungan PPH 21/26 karena semua PPH sudah terakumulasi selama setahun. Program payroll yang baik mampu menghasilkan laporan SPT  ini dengan cepat.

Read More

Case Lembur

Hari Kerja = 5 hari
Lembur min 45 menit akan dianggap 1 jam, jika dibawah 45 menit tidak dianggap lembur.
Lembur karyawan akan dihitung sebagai berikut:
1) Hari Kerja
Lembur dihitung setelah karyawan bekerja selama 8 jam termasuk istirahat. Uang Makan 1x setelah karyawan lembur selama 4 jam.

2) Hari Libur/Minggu/ Libur Nasional
Lembur dihitung setelah dikurangi istirahat 1 jam. Uang makan 1x setelah karyawan lembur selama 4 jam.
Lembur tersebut dihitung tidak ada waktu kerja, mau masuk atau keluar jam berapapun jika sudah memenuhi syarat lembur maka akan dihitung lembur. Perhitungan lembur tersebut menggunakan rumus pemerintah.

Cara konfigurasi di Batik Payroll sesuai Case Lembur diatas adalah :
1) Buat Settingan Lembur
- Buka menu Utility -> Setting Program -> Genaral -> Tools -> Group Lembur
Klik New untuk menambah data Group Lembur.

1 Kode : Diisi kode group lembur
2 Nama : Diisi nama group lembur
3 Component : Klik 2x untuk mengambil component yang menampung nilai
  lembur karyawan di slip gaji.

- Klik kanan detail pilih New untuk menambah detail lembur

- Masukkan detail sebagai berikut.

1 Tag : Pilih Working Day (Hari Kerja) / Holiday (Hari Libur)
2 Type : Pilih jumlah hari kerja dalam seminggu
3 Maximal Waktu Lembur : Diisi menit max lembur
4 Minimal Waktu Lembur : Diisi 45 menit
5 Minimal Waktu Lembur : Diisi minimal lembur untuk mendapatkan uang makan
(Uang Makan)
6 Component Uang Mkn : Klik 2x untuk mengambil kode komponen yang menampung
  uang makan lembur.
7 Potonng Istirahat : Diisi potongan menit lembur, yakni untuk hari kerja biasa diisi
  480 menit (8jam termasuk istirahat) dan hari libur 60 menit
  (istirahat lembur).
8 Pembulatan kebawah : Diisi 44 menit, yakni jika karyawan lembur dibawah 45 menit
  tidak dianggap lembur.
9 Pembulatan keatas : Diisi 45 menit, yakni jika karyawan lembur selama 45 menit
  maka akan dianggap 1 jam.
10 Jenis Hitung : Pilih multiply supaya dapat menghitung sesuai rumus dari
  pemerintah.
11 Detail Multiply : Klik simbol bulat untuk mengisi pengkalian lembur.
12 Dasar Perhitungan : Pilih Gaji Pokok dan Tunjangan Tetap sebagai dasar upah lembur
- Klik New untuk menambah record
Working Day
Record 1 : 1 jam pertama dikali 1,5
Record 2 : jam ke 2 dst dikali 2

Holiday
Record 1 : 8 jam pertama dikali 2
Record 2 : jam ke 9 dikali 3
Record 3 : jam ke 10 dst dikali 4

- Klik Save untuk menyimpan, Group Lembur akan muncul sbb:

2) Konfigurasi Data Karyawan

1  Status Lembur : Pilih Automatic
2  Tipe Lembur : Pilih Group Lembur
3  Group Lembur : Klik 2x untuk mengambil kode Group Lembur yang telah dibuat.

Read More

Sebelum Anda Memilih Software Payroll untuk Bisnis Anda, Ada 5 Hal yang Perlu Dipertimbangkan

1. Kebutuhan bisnis Anda

Sebelum Anda membandingkan produk Software Payroll yang ada di pasaran, Anda perlu memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang dibutuhkan bisnis Anda dari sebuah Software penggajian. Berikut beberapa pertanyaan untuk ditanyakan pada diri Anda:

• Berapa besar bisnis Anda? Berapa banyak pekerja yang Anda miliki?
• Pekerja seperti apa yang Anda miliki, kontraktor atau karyawan?
• Apakah karyawan tersebut memiliki  tunjangan gaji atau potongan gaji?
• Siapa yang akan mengelola gaji dan berapa banyak waktu yang harus mereka curahkan untuk melakukan proses penggajian itu?
• Apakah Payroll Manager Anda selalu bekerja dari tempat yang sama?
• Seberapa dalam Payroll Manager Anda mengerti tentang peraturan dan hukum di Indonesia  dalam hal penggajian?
• Berapa banyak anggaran yang harus Anda alokasikan untuk proses penggajian?
• Apa kesulitan terbesar Anda dalam proses penggajian saat ini?
• Jawablah  pertanyaan-pertanyaan diatas, jadikan sebagai panduan untuk kriteria software payroll apa yang cocok untuk bisnis Anda.

2. Fitur (Features)

Adakah fitur khusus dalam software payroll yang harus dimiliki atau yang baik untuk dimiliki?. Jawabannya benar-benar tergantung pada diri Anda sendiri. Tetapi ada beberapa fitur yang harus Anda waspadai ;

•  PPH 21 dan BPJS

Menghitung pajak adalah hal yang susah-susah gampang dalam sebuah proses penggajian, oleh karena itu perhitungan pajak, di Indonesia dikenal dengan istilah PPH 21. Perhitungan pajak PPH 21 menjadi fitur yang harus dimiliki oleh sebuah sistem penggajian yang baik. Satu hal lagi yang paling banyak dicari seorang Payroll Manager adalah perhitungan BPJS. Sistem penggajian yang  baik harus mampu melakukan 2 proses diatas dengan hanya memasukkan data gaji karyawan.

•  Fitur Penunjang lain :

Pastikan sistem yang Anda pilih mampu mencatat kehadiran karyawan dengan semua atributnya seperti cuti sakit, cuti tahunan, ketidak hadiran atau potongan terlambat bila ada, menghitung potongan, memotong tunjangan yang didapat, secara otomatis dalam waktu proses gaji dan sekaligus menyajikan semua report secara cepat.

•  Perhitungan Absensi

Anda bisa menghemat waktu Anda bila software payroll yang Anda pilih terintegrasi dengan mesin absensi. Cukup dengan melakukan import-export log absensi, payroll Anda bisa menghitung potongan atau lembur dengan segera.

• Transfer Gaji

 Pembayaran gaji dilakukan dengan cara transfer bank dari rekening perusahaan ke rekening pribadi karyawan.

• Self-Service Portal

Layanan apa pun yang Anda pilih harus memberikan pengalaman yang mudah bagi karyawan Anda (serta orang yang bertanggung jawab atas penggajian). Fitur Self-Service atau layanan mandiri bagi karyawan menjadi nilai tambah buat software HR dan Payroll pilihan Anda. Staff Anda bisa membuka, menambah data yang berhubungan dengan data personalia mereka dan melihat slip gaji terbaru secara real-time. Keuntungan lain adalah menghemat waktu admin Anda dalam memutakhirkan data.

•  Pilihan pekerjaan

Apakah Anda mempekerjakan karyawan part time, full time atau keduanya? Sebagian besar software penggajian hanya melayani karyawan full time. Jadi jika Anda ingin memiliki keduanya (atau Anda berpikir akan mempunyai lebih dari 1 tipe  karyawan), carilah software Human Resources Information System (HRIS) dan Payroll yang memungkinkan Anda untuk menjalankan pembayaran gaji untuk keduanya. Dengan begitu Anda tidak perlu melompat diantara dua program yang berbeda dan Anda tidak perlu mengkonsolidasikan catatan secara manual.

•  Integrasi

Kami telah menyebutkannya beberapa kali, pastikan perangkat lunak penggajian Anda terintegrasi dengan sistem lain, ini sangat penting untuk perusahaan. Selain dapat menghemat waktu dapat juga mencegah kesalahan. Pastikan antara software payroll karyawan Anda dengan Mesin POS (bila Anda pengusaha Retail dan punya SPG/SPB di showroom) dan  Accounting  Anda bisa terintegrasi .

3. Biaya (Cost)

Biaya perangkat lunak penggajian tergantung pada layanan yang Anda pilih dan kebutuhan bisnis Anda. Semakin besar perusahaan Anda dan semakin rumit proses penggajian yang Anda lakukan akan berdampak pada biaya yang Anda keluarkan.

Pada saat ini ada 2 tipe software payroll di pasaran, yang pertama adalah software yang memang diinstal langsung di tempat Anda, hanya perusahaan Anda yang menggunakan dan otomatis data payroll Anda tersimpan di server Anda sendiri. Kedua adalah sistem payroll berbasis cloud, diakses dengan browser favorit Anda (Mozilla Firefox, Chrome atau Microsoft Edge), data tersimpan di server penyedia Sistem Payroll ini, dan pengguna layanan ini tidak cuma Anda, tetapi diakses oleh pelanggan lain dari vendor yang sama.

Anda harus mempertimbangkan akan memilih yang mana dari 2 tipe di atas, karena masing-masing berbeda cara pembayarannya. Sebagian besar layanan penggajian mengharuskan Anda membayar di awal sebelum implementasi dan hanya mengenakan biaya maintenance setiap bulan. Sebaliknya, ada yang mengenakan biaya berdasarkan jumlah karyawan yang Anda miliki dan fitur yang Anda manfaatkan.

4. Dukungan (support)

Pastikan  software payroll pilihan Anda dilengkapi dengan garansi purna jual yang bagus, umumnya disebut sebagai maintenance. Ada banyak hal penting yang Anda dapatkan jika Anda terdaftar sebagai client maintenance vendor software penggajian. Diantaranya adalah dukungan teknis bila ada problem dalam pemakaian sistem payroll sehari-hari.

Hal penting lain adalah dukungan update fitur atau perubahan kebijakan baik dari dalam perusahaan ataupun dari luar perusahaan, misalnya dari pemerintah tentang pajak. Semua itu akan Anda dapatkan langsung bila Anda mengambil posisi sebagai client maintenance.

5. User Friendly

Penggajian haruslah memudahkan pekerjaan admin payroll Anda, bukan malah memusingkan mereka. Tampilan yang enak dilihat, kemudahan akses ke semua menu fitur, kecepatan dan  kemudahan proses menjadi hal utama dalam sebuah software penggajian.

Demikian uraian singkat kami tentang 5 hal yang harus Anda pertimbangkan dalam memilih sebuah software HRD dan Payroll. Silahkan Anda baca artikel menarik lainnya yang terdapat di situs batiksoftware.com ini.

Read More