1. Kebutuhan bisnis Anda
Sebelum Anda membandingkan produk Software Payroll yang ada di pasaran, Anda perlu memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang dibutuhkan bisnis Anda dari sebuah Software penggajian. Berikut beberapa pertanyaan untuk ditanyakan pada diri Anda:
- Berapa besar bisnis Anda? Berapa banyak pekerja yang Anda miliki?
- Pekerja seperti apa yang Anda miliki, kontraktor atau karyawan?
- Apakah karyawan tersebut memiliki tunjangan gaji atau potongan gaji?
- Siapa yang akan mengelola gaji dan berapa banyak waktu yang harus mereka curahkan untuk melakukan proses penggajian itu?
- Apakah Payroll Manager Anda selalu bekerja dari tempat yang sama?
- Seberapa dalam Payroll Manager Anda mengerti tentang peraturan dan hukum di Indonesia dalam hal penggajian?
- Berapa banyak anggaran yang harus Anda alokasikan untuk proses penggajian?
- Apa kesulitan terbesar Anda dalam proses penggajian saat ini?
- Jawablah pertanyaan-pertanyaan diatas, jadikan sebagai panduan untuk kriteria software payroll apa yang cocok untuk bisnis Anda.
2.
Fitur (Features)
Adakah fitur khusus dalam
software payroll yang harus dimiliki atau yang baik untuk dimiliki?. Jawabannya
benar-benar tergantung pada diri Anda sendiri. Tetapi ada beberapa fitur yang
harus Anda waspadai ;
- PPH 21 dan BPJS
Menghitung
pajak adalah hal yang susah-susah gampang dalam sebuah proses penggajian, oleh
karena itu perhitungan pajak, di Indonesia dikenal dengan istilah PPH 21.
Perhitungan pajak PPH 21 menjadi fitur yang harus dimiliki oleh sebuah sistem penggajian
yang baik. Satu hal lagi yang paling banyak dicari seorang Payroll Manager
adalah perhitungan BPJS. Sistem penggajian yang
baik harus mampu melakukan 2 proses diatas dengan hanya memasukkan data
gaji karyawan.
- Fitur Penunjang lain :
Pastikan
sistem yang Anda pilih mampu mencatat kehadiran karyawan dengan semua
atributnya seperti cuti sakit, cuti tahunan, ketidak hadiran atau potongan
terlambat bila ada, menghitung potongan, memotong tunjangan yang didapat, secara
otomatis dalam waktu proses gaji dan sekaligus menyajikan semua report secara
cepat.
- Perhitungan Absensi
Anda
bisa menghemat waktu Anda bila software payroll yang Anda pilih terintegrasi dengan
mesin absensi. Cukup dengan melakukan import-export log absensi, payroll Anda
bisa menghitung potongan atau lembur dengan segera.
- Transfer Gaji
Pembayaran gaji dilakukan dengan cara transfer
bank dari rekening perusahaan ke rekening pribadi karyawan.
- Self-Service Portal
Layanan
apa pun yang Anda pilih harus memberikan pengalaman yang mudah bagi karyawan Anda
(serta orang yang bertanggung jawab atas penggajian). Fitur Self-Service atau
layanan mandiri bagi karyawan menjadi nilai tambah buat software HR dan Payroll
pilihan Anda. Staff Anda bisa membuka, menambah data yang berhubungan dengan
data personalia mereka dan melihat slip gaji terbaru secara real-time.
Keuntungan lain adalah menghemat waktu admin Anda dalam memutakhirkan data.
- Pilihan pekerjaan
Apakah
Anda mempekerjakan karyawan part time, full time atau keduanya? Sebagian besar software
penggajian hanya melayani karyawan full time. Jadi jika Anda ingin memiliki
keduanya (atau Anda berpikir akan mempunyai lebih dari 1 tipe karyawan), carilah software Human Resources
Information System (HRIS) dan Payroll yang memungkinkan Anda untuk menjalankan
pembayaran gaji untuk keduanya. Dengan begitu Anda tidak perlu melompat diantara
dua program yang berbeda dan Anda tidak perlu mengkonsolidasikan catatan secara
manual.
- Integrasi
Kami
telah menyebutkannya beberapa kali, pastikan perangkat lunak penggajian Anda
terintegrasi dengan sistem lain, ini sangat penting untuk perusahaan. Selain
dapat menghemat waktu dapat juga mencegah kesalahan. Pastikan antara software payroll
karyawan Anda dengan Mesin POS (bila Anda pengusaha Retail dan punya SPG/SPB di
showroom) dan Accounting Anda bisa terintegrasi .
3.
Biaya (Cost)
Biaya perangkat lunak
penggajian tergantung pada layanan yang Anda pilih dan kebutuhan bisnis Anda.
Semakin besar perusahaan Anda dan semakin rumit proses penggajian yang Anda
lakukan akan berdampak pada biaya yang Anda keluarkan.
Pada saat ini ada 2
tipe software payroll di pasaran, yang pertama adalah software yang memang
diinstal langsung di tempat Anda, hanya perusahaan Anda yang menggunakan dan
otomatis data payroll Anda tersimpan di server Anda sendiri. Kedua adalah
sistem payroll berbasis cloud, diakses dengan browser favorit Anda (Mozilla
Firefox, Chrome atau Microsoft Edge), data tersimpan di server penyedia Sistem
Payroll ini, dan pengguna layanan ini tidak cuma Anda, tetapi diakses oleh
pelanggan lain dari vendor yang sama.
Anda harus
mempertimbangkan akan memilih yang mana dari 2 tipe di atas, karena masing-masing
berbeda cara pembayarannya. Sebagian besar layanan penggajian mengharuskan Anda
membayar di awal sebelum implementasi dan hanya mengenakan biaya maintenance
setiap bulan. Sebaliknya, ada yang mengenakan biaya berdasarkan jumlah karyawan
yang Anda miliki dan fitur yang Anda manfaatkan.
4.
Dukungan (support)
Pastikan software payroll pilihan Anda dilengkapi
dengan garansi purna jual yang bagus, umumnya disebut sebagai maintenance. Ada
banyak hal penting yang Anda dapatkan jika Anda terdaftar sebagai client
maintenance vendor software penggajian. Diantaranya adalah dukungan teknis bila
ada problem dalam pemakaian sistem payroll sehari-hari.
Hal penting lain
adalah dukungan update fitur atau perubahan kebijakan baik dari dalam
perusahaan ataupun dari luar perusahaan, misalnya dari pemerintah tentang
pajak. Semua itu akan Anda dapatkan langsung bila Anda mengambil posisi sebagai
client maintenance.
5.
User Friendly
Penggajian haruslah memudahkan
pekerjaan admin payroll Anda, bukan malah memusingkan mereka. Tampilan yang
enak dilihat, kemudahan akses ke semua menu fitur, kecepatan dan kemudahan proses menjadi hal utama dalam
sebuah software penggajian.
Demikian uraian
singkat kami tentang 5 hal yang harus Anda pertimbangkan dalam memilih sebuah
software HRD dan Payroll. Silahkan Anda baca artikel menarik lainnya yang
terdapat di situs batiksoftware.com ini.
0 komentar:
Posting Komentar