Setiap bisnis yang memiliki lebih dari satu karyawan haruslah memiliki sistem penggajian. Membayar karyawan secara konsisten dan tanpa penundaan tidak hanya berdampak pada moral mereka, tetapi juga mencerminkan stabilitas keuangan perusahaan. Penggajian adalah proses yang kompleks, memiliki sistem payroll (sistem penggajian) yang efisien akan membantu proses penggajian ini buat perusahaan anda. Tapi pertama-tama, mari kita bahas apa itu proses manajemen penggajian?
Intinya, proses manajemen penggajian mengacu pada administrasi catatan keuangan karyawan yang meliputi gaji, bonus, potongan, dan tunjangan bersih. Catatan-catatan ini harus disimpan oleh pemberi kerja (perusahaan) jika sewaktu-waktu diminta oleh negara, berkaitan dengan PPH 21 dan 26, BPJS.
Di Indonesia, pembayaran gaji umumnya dilakukan setiap akhir bulan untuk karyawan yang memang digaji bulanan, tapi kadang hal ini berlaku juga untuk karyawan harian dengan pembayarannya tetap di akhir bulan. Menetapkan periode penggajian Anda adalah salah satu dasar mengelola sistem penggajian Anda. Mengatur proses penggajian yang konsisten bagi karyawan Anda merupakan hal penting. Ini sangat berdampak pada bisnis Anda sebagai hal-hal berikut:
1. Semangat karyawan.
Penggajian terlambat membuat karyawan mempertanyakan kesehatan keuangan perusahaan anda. Jika mereka merasa pekerjaan mereka tidak stabil dan aman, kinerja mereka akan memburuk, produktivitas menurun dan menurunkan kualitas tenaga kerja perusahaan Anda. Hal lain yang mempengaruhi kinerja karyawan adalah pemberian bonus dan tunjangan lainnya.
2. Perhitungan PPH 21/26
Pemotongan pajak yang dilakukan secara benar dan konsisten meghindari masalah dikemudian hari seperti denda karena telat melaporkan atau karena salah perhitungan. Karyawan pastinya menginginkan pemotongan dilakukan secara rutin bulan per bulan dan tepat perhitungannya.
Apapun skala perusahaan anda, kelolalah penggajian anda dengan baik. Kalau perusahaan anda masih kecil dengan hanya beberapa karyawan masih memungkinkan untuk mengelola penggajian ini secara manual. Ada tantangan lain jika proses penggajian dilakukan dengan cara manual, misal : minimnya pengetahuan tentang pajak, tentunya menyulitkan pengusaha muda seperti anda, contoh; besaran pajak dari gaji, komponen apa saja yang perlu dipotong dari pendapatan karyawan. Komponen apa saja yang bisa/tidak dikenakan pajak. Hal ini membuat proses penggajian menjadi lebih menantang. Banyak pengusaha yang memilih untuk menyerahkan proses ini kepada pihak ketiga (outsourcing), karena mempermudah dan memperkecil kemungkinan kesalahan dalam proses payroll.
Gunakan Software Payroll
Setelah membahas apa itu proses manajemen penggajian, penting untuk melihat solusi yang bisa membantu menyederhanakannya. Selain outsourcing, anda bisa memakai software payroll atau software penggajian untuk melakukan proses penggajian. Software payroll memastikan pajak, potongan maupun tunjangan dilakukan secara sistematis dan mempermudah proses penggajian perusahaan anda. Data penggajian bulan per bulan akan tercatat rapih di software payroll anda, memudahkan pencarian bila diperlukan. Kelebihan utama lainnya adalah mempermudah perhitungan PPH 21/26 karena semua PPH sudah terakumulasi selama setahun. Program payroll yang baik mampu menghasilkan laporan SPT ini dengan cepat.
