Case Lembur

Hari Kerja = 5 hari
Lembur min 45 menit akan dianggap 1 jam, jika dibawah 45 menit tidak dianggap lembur.
Lembur karyawan akan dihitung sebagai berikut:
1) Hari Kerja
Lembur dihitung setelah karyawan bekerja selama 8 jam termasuk istirahat. Uang Makan 1x setelah karyawan lembur selama 4 jam.

2) Hari Libur/Minggu/ Libur Nasional
Lembur dihitung setelah dikurangi istirahat 1 jam. Uang makan 1x setelah karyawan lembur selama 4 jam.
Lembur tersebut dihitung tidak ada waktu kerja, mau masuk atau keluar jam berapapun jika sudah memenuhi syarat lembur maka akan dihitung lembur. Perhitungan lembur tersebut menggunakan rumus pemerintah.

Cara konfigurasi di Batik Payroll sesuai Case Lembur diatas adalah :
1) Buat Settingan Lembur
- Buka menu Utility -> Setting Program -> Genaral -> Tools -> Group Lembur
Klik New untuk menambah data Group Lembur.

1 Kode : Diisi kode group lembur
2 Nama : Diisi nama group lembur
3 Component : Klik 2x untuk mengambil component yang menampung nilai
  lembur karyawan di slip gaji.

- Klik kanan detail pilih New untuk menambah detail lembur

- Masukkan detail sebagai berikut.

1 Tag : Pilih Working Day (Hari Kerja) / Holiday (Hari Libur)
2 Type : Pilih jumlah hari kerja dalam seminggu
3 Maximal Waktu Lembur : Diisi menit max lembur
4 Minimal Waktu Lembur : Diisi 45 menit
5 Minimal Waktu Lembur : Diisi minimal lembur untuk mendapatkan uang makan
(Uang Makan)
6 Component Uang Mkn : Klik 2x untuk mengambil kode komponen yang menampung
  uang makan lembur.
7 Potonng Istirahat : Diisi potongan menit lembur, yakni untuk hari kerja biasa diisi
  480 menit (8jam termasuk istirahat) dan hari libur 60 menit
  (istirahat lembur).
8 Pembulatan kebawah : Diisi 44 menit, yakni jika karyawan lembur dibawah 45 menit
  tidak dianggap lembur.
9 Pembulatan keatas : Diisi 45 menit, yakni jika karyawan lembur selama 45 menit
  maka akan dianggap 1 jam.
10 Jenis Hitung : Pilih multiply supaya dapat menghitung sesuai rumus dari
  pemerintah.
11 Detail Multiply : Klik simbol bulat untuk mengisi pengkalian lembur.
12 Dasar Perhitungan : Pilih Gaji Pokok dan Tunjangan Tetap sebagai dasar upah lembur
- Klik New untuk menambah record
Working Day
Record 1 : 1 jam pertama dikali 1,5
Record 2 : jam ke 2 dst dikali 2

Holiday
Record 1 : 8 jam pertama dikali 2
Record 2 : jam ke 9 dikali 3
Record 3 : jam ke 10 dst dikali 4

- Klik Save untuk menyimpan, Group Lembur akan muncul sbb:

2) Konfigurasi Data Karyawan

1  Status Lembur : Pilih Automatic
2  Tipe Lembur : Pilih Group Lembur
3  Group Lembur : Klik 2x untuk mengambil kode Group Lembur yang telah dibuat.

Read More

Sebelum Anda Memilih Software Payroll untuk Bisnis Anda, Ada 5 Hal yang Perlu Dipertimbangkan

1. Kebutuhan bisnis Anda

Sebelum Anda membandingkan produk Software Payroll yang ada di pasaran, Anda perlu memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang dibutuhkan bisnis Anda dari sebuah Software penggajian. Berikut beberapa pertanyaan untuk ditanyakan pada diri Anda:

• Berapa besar bisnis Anda? Berapa banyak pekerja yang Anda miliki?
• Pekerja seperti apa yang Anda miliki, kontraktor atau karyawan?
• Apakah karyawan tersebut memiliki  tunjangan gaji atau potongan gaji?
• Siapa yang akan mengelola gaji dan berapa banyak waktu yang harus mereka curahkan untuk melakukan proses penggajian itu?
• Apakah Payroll Manager Anda selalu bekerja dari tempat yang sama?
• Seberapa dalam Payroll Manager Anda mengerti tentang peraturan dan hukum di Indonesia  dalam hal penggajian?
• Berapa banyak anggaran yang harus Anda alokasikan untuk proses penggajian?
• Apa kesulitan terbesar Anda dalam proses penggajian saat ini?
• Jawablah  pertanyaan-pertanyaan diatas, jadikan sebagai panduan untuk kriteria software payroll apa yang cocok untuk bisnis Anda.

2. Fitur (Features)

Adakah fitur khusus dalam software payroll yang harus dimiliki atau yang baik untuk dimiliki?. Jawabannya benar-benar tergantung pada diri Anda sendiri. Tetapi ada beberapa fitur yang harus Anda waspadai ;

•  PPH 21 dan BPJS

Menghitung pajak adalah hal yang susah-susah gampang dalam sebuah proses penggajian, oleh karena itu perhitungan pajak, di Indonesia dikenal dengan istilah PPH 21. Perhitungan pajak PPH 21 menjadi fitur yang harus dimiliki oleh sebuah sistem penggajian yang baik. Satu hal lagi yang paling banyak dicari seorang Payroll Manager adalah perhitungan BPJS. Sistem penggajian yang  baik harus mampu melakukan 2 proses diatas dengan hanya memasukkan data gaji karyawan.

•  Fitur Penunjang lain :

Pastikan sistem yang Anda pilih mampu mencatat kehadiran karyawan dengan semua atributnya seperti cuti sakit, cuti tahunan, ketidak hadiran atau potongan terlambat bila ada, menghitung potongan, memotong tunjangan yang didapat, secara otomatis dalam waktu proses gaji dan sekaligus menyajikan semua report secara cepat.

•  Perhitungan Absensi

Anda bisa menghemat waktu Anda bila software payroll yang Anda pilih terintegrasi dengan mesin absensi. Cukup dengan melakukan import-export log absensi, payroll Anda bisa menghitung potongan atau lembur dengan segera.

• Transfer Gaji

 Pembayaran gaji dilakukan dengan cara transfer bank dari rekening perusahaan ke rekening pribadi karyawan.

• Self-Service Portal

Layanan apa pun yang Anda pilih harus memberikan pengalaman yang mudah bagi karyawan Anda (serta orang yang bertanggung jawab atas penggajian). Fitur Self-Service atau layanan mandiri bagi karyawan menjadi nilai tambah buat software HR dan Payroll pilihan Anda. Staff Anda bisa membuka, menambah data yang berhubungan dengan data personalia mereka dan melihat slip gaji terbaru secara real-time. Keuntungan lain adalah menghemat waktu admin Anda dalam memutakhirkan data.

•  Pilihan pekerjaan

Apakah Anda mempekerjakan karyawan part time, full time atau keduanya? Sebagian besar software penggajian hanya melayani karyawan full time. Jadi jika Anda ingin memiliki keduanya (atau Anda berpikir akan mempunyai lebih dari 1 tipe  karyawan), carilah software Human Resources Information System (HRIS) dan Payroll yang memungkinkan Anda untuk menjalankan pembayaran gaji untuk keduanya. Dengan begitu Anda tidak perlu melompat diantara dua program yang berbeda dan Anda tidak perlu mengkonsolidasikan catatan secara manual.

•  Integrasi

Kami telah menyebutkannya beberapa kali, pastikan perangkat lunak penggajian Anda terintegrasi dengan sistem lain, ini sangat penting untuk perusahaan. Selain dapat menghemat waktu dapat juga mencegah kesalahan. Pastikan antara software payroll karyawan Anda dengan Mesin POS (bila Anda pengusaha Retail dan punya SPG/SPB di showroom) dan  Accounting  Anda bisa terintegrasi .

3. Biaya (Cost)

Biaya perangkat lunak penggajian tergantung pada layanan yang Anda pilih dan kebutuhan bisnis Anda. Semakin besar perusahaan Anda dan semakin rumit proses penggajian yang Anda lakukan akan berdampak pada biaya yang Anda keluarkan.

Pada saat ini ada 2 tipe software payroll di pasaran, yang pertama adalah software yang memang diinstal langsung di tempat Anda, hanya perusahaan Anda yang menggunakan dan otomatis data payroll Anda tersimpan di server Anda sendiri. Kedua adalah sistem payroll berbasis cloud, diakses dengan browser favorit Anda (Mozilla Firefox, Chrome atau Microsoft Edge), data tersimpan di server penyedia Sistem Payroll ini, dan pengguna layanan ini tidak cuma Anda, tetapi diakses oleh pelanggan lain dari vendor yang sama.

Anda harus mempertimbangkan akan memilih yang mana dari 2 tipe di atas, karena masing-masing berbeda cara pembayarannya. Sebagian besar layanan penggajian mengharuskan Anda membayar di awal sebelum implementasi dan hanya mengenakan biaya maintenance setiap bulan. Sebaliknya, ada yang mengenakan biaya berdasarkan jumlah karyawan yang Anda miliki dan fitur yang Anda manfaatkan.

4. Dukungan (support)

Pastikan  software payroll pilihan Anda dilengkapi dengan garansi purna jual yang bagus, umumnya disebut sebagai maintenance. Ada banyak hal penting yang Anda dapatkan jika Anda terdaftar sebagai client maintenance vendor software penggajian. Diantaranya adalah dukungan teknis bila ada problem dalam pemakaian sistem payroll sehari-hari.

Hal penting lain adalah dukungan update fitur atau perubahan kebijakan baik dari dalam perusahaan ataupun dari luar perusahaan, misalnya dari pemerintah tentang pajak. Semua itu akan Anda dapatkan langsung bila Anda mengambil posisi sebagai client maintenance.

5. User Friendly

Penggajian haruslah memudahkan pekerjaan admin payroll Anda, bukan malah memusingkan mereka. Tampilan yang enak dilihat, kemudahan akses ke semua menu fitur, kecepatan dan  kemudahan proses menjadi hal utama dalam sebuah software penggajian.

Demikian uraian singkat kami tentang 5 hal yang harus Anda pertimbangkan dalam memilih sebuah software HRD dan Payroll. Silahkan Anda baca artikel menarik lainnya yang terdapat di situs batiksoftware.com ini.

Read More

Cara Export Data Payroll di Batik Software

Payroll merupakan inti utama dari sebuah sistem penggajian, sehingga sebisa mungkin data gaji karyawan yang dikelola harus benar dan efektif. Apalagi jika karyawan yang data gajinya akan dikelola jumlahnya banyak. 

Salah satu fungsi dari sebuah sistem adalah mengakomodasi sistem yang sudah berjalan menjadi lebih efisien. Terkait data gaji, maka pengelolaannya harus tepat/ tidak membuang-buang waktu karena masing-masing perusahaan memiliki tanggal gaji yang sudah ditetapkan.

Agar mempermudah pengguna dalam mengirim gaji karyawan secara tepat waktu, Batik Software menyediakan fitur untuk export data payroll agar bisa langsung diupload ke E-Banking, sehingga pengguna tidak perlu mentransfer gaji satu per satu karyawan. 

Berikut adalah cara melakukan export data payroll di Batik Software agar bisa langsung di upload ke E-Banking.

1) Harus dipastikan terlebih dahulu bahwa data gaji yang akan di import ke E-Banking sudah benar, caranya adalah melakukan pengecekkan data masing-masing slip gaji karyawan.

Buka modul Gaji -> Report Gaji -> List Report Gaji, apabila akan melakukan pengecekkan terhadap gaji bulanan maka pilih Slip Gaji - Bulanan.

2) Kalau sudah oke, langkah selanjutnya adalah melakukakn export data payroll.

Buka modul Gaji -> Report Gaji -> List Report Gaji, pilih report List Gaji E-Banking maka muncul sebagai berikut.

Contoh Export Data Payroll Mandiri Ebanking.

Masukan data utama sebagai berikut.

No	Kolom	Deskripsi
1	Periode	Pilih periode yang akan diproses
2	Kode Jadwal Pembayaran	Klik 2x untuk mengambil kode jadwal pembayaran
3	Kode Buku Bank	Klik 2x untuk mengambil kode buku bank perusahaan yang digunakan untuk transfer gaji karyawan.
4	E-Banking	Pilih data payroll bank apa yang akan diproses
5	Tgl. Transfer	Diisi tanggal ditransfernya gaji

3. Kemudian klik Open untuk memprosesnya, setelah selesai akan muncul pemberitahuan sbb.

4. Berikut adalah contoh filenya. File inilah yang akan diimport ke E-Banking.

Read More

Upload dokumen karyawan di Batik Software

Masih bingung simpan berkas tiap karyawan?

Daripada simpan hardcopy boros kertas dan bikin berantakan, mending simpan file softcopy. Kalau dibutuhkan tinggal di cetak. 

Nahhhh, Batik Software menyediakan fitur untuk menyimpan dokumen karyawan berupa gambar.

Jadi data yang akan disimpan harus di scan terlebih dahulu.

Berikut langkah-langkah menyimpan dokumen karyawan di Batik Software:

1) Buka Master -> Karyawan -> Data Karyawan.

2) Pilih karyawan yang akan diupload datanya, kemudian klik kanan dan pilih Upload Data Karyawan.

3) Maka akan tampil jendela Upload Document sebagai berikut.

NO	NAMA KOLOM	DESKRIPSI
1	File	Klik 2x atau klik tombol jari untuk mengambil file yang akan diupload, file harus berformat jpeg/jpg.
2	Jenis	Diisi jenis dokumen.
3	No.Transaksi	Diisi nomor transaksi.
4	Kode Karyawan	Default sesuai dengan kode karyawan yang dipilih.
5	Keterangan	Diisi keterangan jika ada.

4) Setelah selesai klik Upload   untuk mengupload nya

Read More

Cara menggunakan E-Slip di Batik Software

Sebelum melakukan pengiriman Slip Gaji ke karyawan, harus sudah dipastikan bahwa gaji yang diproses sudah benar dan siap diberikan kepada karyawan. Berikut cara menggunakan fitur e-slip di Batik Human Resource 2016 :

1) Buka Modul Gaji -> Report Gaji -> Slip Gaji, sehingga tampil jendela sebagai berikut.

2) Input data sebagai berikut.

NO	KOLOM	KETERANGAN
1	Bulan/Tahun	Pilih bulan dan tahun slip gaji yang akan dicetak
2	Jadwal Pembayaran	Klik 2x untuk mengambil jadwal pembayaran dari gaji yang akan dicetak.
3	Departemen/ Jabatan/ Divisi/ Cabang	Klik 2x untuk mengambil parameter Departemen/ Jabatan/ Divisi/ Cabang, jika akan menyortir data karyawan berdasarkan parameter yang diisi. Setelah isi parameter kemudian klik tombol Open .
4	Centang Semua	Klik kanan layar, pilih cetak semua jika akan mencetak semua data gaji. Jika memilih satu persatu klik 2x kolom yang dipilih hingga muncul warna merah.
5	Jenis Cetak	Pilih PDF

3) Setelah selesai klik tombol Print untuk mencetak slip gaji, tunggu hingga proses selesai.

4) Nantinya data slip gaji yang sudah dicetak secara otomatis akan masuk ke folder PDF dengan nama sesuai NIK masing-masing karyawan dan periode gaji.

Contoh hasil print slip gaji ke pdf:

5) Setelah semua slip gaji yang akan dikirimkan telah dicetak ke pdf, selanjutnya siap untuk dikirim. Klik tombol E-mail pada jendela print slip gaji atau Buka Modul Gaji -> Report Gaji -> Slip Gaji sehingga tampil jendela sbb.

6) Input data sebagai berikut.

NO	KOLOM	KETERANGAN
1	Bulan/Tahun	Pilih bulan dan tahun gaji yang akan dikirim.
2	Jadwal Pembayaran	Klik 2x untuk mengambil jadwal pembayaran dari gaji yang akan dikirim.
3	Kolom/Cari Berdasarkan	Pilih kolom dan masukkan kata pada kolom cari berdasarkan sesuai dengan kolom yang dipilih untuk mencari data.
4	Departemen/ Jabatan/ Divisi/ Cabang	Klik 2x untuk mengambil parameter Departemen/ Jabatan/ Divisi/ Cabang, jika akan menyortir data karyawan berdasarkan parameter yang diisi. Setelah isi parameter kemudian klik tombol Open .
5	Centang Semua	Klik kanan layar, pilih cetak semua jika akan mencetak semua data gaji. Jika memilih satu persatu klik 2x kolom yang dipilih hingga muncul warna merah.

7) Setelah semua parameter diisi dan data siap dikirim, klik tombol Send Email untuk mengirimnya ke e-mail masing-masing karyawan. Tampil jendela proses kirim, tunggu hingga proses selesai.

8) Setelah selesai, maka akan tampil pemberitahuan bahwa proses kirim selesai. Klik Ok untuk menutup pemberitahuan tersebut.

Contoh e-mail yang telah masuk:

Read More

Cara Setting E-Slip Gaji di Batik Software

Sebelum menggunakan fitur e-slip, terlebih dahulu Anda harus melakukan setting program mengenai data e-mail pengirim slip elektronik tersebut. Berikut adalah cara melakukan setting program e-slip:

1)   Buka Modul Utility -> Setting Program, maka akan tampil jendela Setting Program yang terdiri dari beberapa tab pilih General.

2)      Masukkan data sebagai berikut.

NO	KOLOM	KETERANGAN
1	Subject E-mail	Diisi subject e-mail slip gaji
2	Nama Pengirim	Diisi nama pengirim e-mail slip gaji
3	Alamat E-mail	Diisi alamat e-mail pengirim slip gaji
4	E-mail Server	Diisi e-mail server SMTP, contoh gmail : smtp.mail.yahoo.com
5	Password Email	Diisi password e-mail pengirim slip gaji
6	Port E-mail	Diisi port e-mail server, contoh gmail : 465
7	Isi E-mail	Diisi isi dari e-mail yang akan dikirim
8	SSL	Checklist

3)      Setelah selesai klik Save  untuk menyimpan setting program.

**) Jika akun yang dipakai untuk mengirim e-mail adalah akun google dan yahoo maka harus aktifkan less secure

Read More

Bingung memperkirakan gaji karyawan baru?

Batik Software punya solusinya.

Kami menyediakan tools perhitungan dengan excel untuk memperkirakan gaji karyawan baru.

Sudah include dengan iuran BPJS baik BPJS Ketenagakerjaan maupun BPJS Kesehatan dan perhitungan PPH 21.

Langkahnya sebagai berikut:

1. Tentukan periode karyawan masuk kerja.

2. Apabila karyawan memiliki NPWP pilih Ada, jika tidak pilih Tidak Ada. Ini akan berpengaruh terhadap perhitungan tarif PPH 21, jika karyawan tidak memiliki NPWP maka tarifnya menjadi 120% .

3. Pilih status PTKP karyawan.

4. Pilih metode pajak.

• Gross, artinya pajak ditanggung oleh karyawan sehingga akan mengurangi gaji yang ia terima.
• Net, artinya pajak ditanggung oleh perusahaan sehingga tidak berpengaruh terhadap gaji karyawan.
• Gross Up, artinya karyawan membayar pajak yang jumlahnya diberikan oleh perusahaan sebagai tunjangan untuk karyawan.

5. Pilih keikutsertaan BPJS, dasar iurannya mengambil dari gaji pokok + tunjangan tetap.

6. Masukkan gaji karyawan baik gaji pokok, tunjangan tetap maupun tunjangan tidak tetap.

Secara otomatis BPJS, PPH 21 dan gaji bersih karyawan akan terhitung.

Penasaran dengan hasilnya?????

Yux coba di Batik Software.

Selamat mencoba!

Read More